SMART Office การจัดการองค์กรอย่างสร้างสรรค์

roundtable-828546_1280

SMART Office การจัดการองค์กรอย่างสร้างสรรค์

 
สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ สถาบันเครือข่ายของกระทรวงอุตสาหกรรม ตระหนักว่า SMART Office เป็นประเด็นที่หลายองค์กรอาจละเลย จึงได้จัดสัมมนาในหัวข้อ “Enhance Productivity through SMART Office” เพื่อเป็นการเรียนรู้แนวทางการปรับปรุงสำนักงาน

ภายใต้แนวคิด Productivity เพื่อสร้างบรรยากาศที่ทำให้พนักงานมีความสุขในการทำงาน รวมทั้งยังเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่องค์กรอย่างเป็นระบบ

โดยมีวิทยากรที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการองค์กรมาบรรยาย คือ “วุฒิพงศ์ บุญนายวา” ผู้จัดการส่วนบริหารการผลิต สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ และ “ดุจดาว ดวงเด่น” วิทยากรที่ปรึกษาอาวุโสด้านบริหารการผลิต สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ

“วุฒิพงศ์” กล่าวในตอนต้นว่า ปัจจุบัน Back Office มีส่วนสำคัญขององค์กร เพราะนอกจากจะช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลสำคัญ ๆ เช่น ทิศทาง แนวโน้ม กลยุทธ์ แผนงาน และผลการดำเนินการต่าง ๆ ขององค์กร เพียงแต่ที่ผ่านมาองค์กรส่วนใหญ่อาจมุ่งเน้นพัฒนา Core Business เป็นหลัก จนทำให้ขาดการให้ความสำคัญกับการเพิ่มผลิตภาพของทีมงาน Back Office น้อยลง

 

“เพราะองค์กรจะพึ่งความสามารถของคนใดคนหนึ่งไม่ได้ แต่ต้องทำให้ทุกคนเห็นเป็นมาตรฐานเดียวกัน ด้วยการช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงาน สร้างบรรยากาศการทำงานที่เอื้อให้พนักงานกระตือรือร้น จนทำให้สำนักงานสมาร์ทขึ้น ทั้งยังช่วยลดระยะเวลาในการทำงานให้สั้นกระชับที่สุด เพื่อเพิ่มประสทธิภาพการทำงานสูงสุด จนลูกค้าเกิดความพึงพอใจ”

“เนื่องจากปัจจุบันการแข่งขันสูงขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้แต่ละองค์กรต้องมีการปรับปรุงกระบวนการภายในองค์กรมากขึ้น ซึ่งทางสถาบันเพิ่มฯเล็งเห็นว่า การที่องค์กรต่าง ๆ สามารถพัฒนาเป็น SMART Office ได้นั้น จะทำให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขันเชิงธุรกิจ เราจึงจะทำโปรเจ็กต์นำร่ององค์กร SMART Office ขึ้นภายในปีนี้ โดยกำลังเปิดรับสมัครบริษัทที่สนใจจะเป็นต้นแบบ SMART Office เพื่อเพิ่มผลิตภาพประมาณ 5 องค์กร”

นอกจากนั้น “วุฒิพงศ์” ยังอธิบายเพิ่มเติมว่า SMART Office เป็นแนวทางการพัฒนา Productivity อย่างยั่งยืน ซึ่งประกอบไปด้วย 4 มุมมองหลักสำคัญ คือ

 

1. Flow – การไหลเวียนของงาน และการไหลเวียนของข้อมูล ซึ่ง SMART Office ควรจะมีกระบวนการทำงานที่ลื่นไหล ไม่ติดขัด แต่ความท้าทายคือบริษัทส่วนใหญ่มักจะประสบปัญหาการมอบอำนาจจากผู้บริหาร

2. Working Environment
 – สภาพแวดล้อมในการทำงาน คือทำอย่างไรเราถึงจะสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เอื้อต่อการทำงาน เช่น แผนกที่เกี่ยวข้องกันควรอยู่ใกล้กัน เพื่อทำงานสะดวกขึ้น จนทำให้เกิดการไหลเวียนการทำงานที่ดี 

นอกจากนี้ยังรวมถึงเรื่องแสง เสียง ความสะอาดในสำนักงาน การให้ความสำคัญกับเรื่องกรีน และการลดการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ

3. Information – ทำอย่างไรถึงจะมีวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้สะดวก ทั้งนี้ คำว่า Information ยังรวมถึงความรู้ที่ใช้เพื่อการปฏิบัติงานด้วย

4. Culture – สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทุกคนมีความเข้าใจ และตระหนักถึงความสำคัญร่วมกัน

ถึงตรงนี้ “ดุจดาว” จึงกล่าวเสริมว่า SMART Office เกี่ยวข้องกับการบริหารข้อมูล (Document Management) ที่อยู่ในกระบวนการทำงาน เป็นเรื่องที่หน่วยงาน Back Office ต้องให้ความสำคัญ เพราะเป็นการสนับสนุนให้กระบวนการต่าง ๆ มีความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

“เราคาดหวังว่าองค์กรจะสามารถวิเคราะห์แต่ละกระบวนการทำงานว่าเอกสาร หรือแบบฟอร์มต่าง ๆ จำเป็นหรือไม่ ต้องคัดเลือกว่าอะไรคือข้อมูลสำคัญของกระบวนการทำงานนั้น ๆ และเมื่อไหร่จึงนำมาใช้เพื่อเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง อัพเดต และเป็นข้อมูลที่เชื่อถือได้”

“เพราะทุกอย่างเกี่ยวข้องกับการลดปริมาณเอกสารในสำนักงาน ด้วยการนำระบบ Paperless มาใช้ คือการลดเอกสารที่เป็นรูปแบบกระดาษมาเป็น Soft File โดยให้เหลือเฉพาะที่จำเป็นจริง ๆ ทั้งยังต้องหาที่เก็บเอกสารให้เหมาะสม รวมถึงการบริหาร Flow เอกสารให้สามารถค้นหาได้ง่าย”

“ดุจดาว” กล่าวต่อว่า สิ่งสำคัญที่จะทำให้ SMART Office เกิดความยั่งยืน คือพนักงานต้องเห็นความสำคัญ และมีส่วนร่วม ขณะที่ผู้บริหารก็ต้องมีความมุ่งมั่น และอยากทำจริงจัง

เพราะ SMART Office จะสร้างให้เกิดสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ คือ

1. Process Efficiency
 – ประสิทธิผลของขั้นตอนการทำงานที่สั้น กระชับ ใช้เวลาทำงานน้อยลง แต่เสร็จสมบูรณ์ อันจะทำให้เกิด Productivity เพิ่มสูงขึ้น


2. Quick Response
 – สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าภายใน/ภายนอกได้อย่างทันเวลาที่ต้องการ


3. Good Workplace
 – มีสภาพแวดล้อมที่ทำให้ทุกคนมีความสุขกับการทำงานเป็นระบบ ด้วยแนวคิดการเพิ่มผลิตภาพ

4. Smart People – คนมีจิตสำนึกแบบ SMART Office และทำจนเป็นวัฒนธรรมในทุกระดับ

5. Employee Satisfaction – พนักงานรู้สึกพอใจกับลักษณะงาน

6. Profitable Company
 – เวลาในการทำงานน้อยลง แต่มีประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น

ถ้าทำเช่นนี้ได้ จะเป็นแนวทางการปรับปรุงสำนักงานภายใต้แนวคิด Productivity เพื่อทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ทำให้คนมีความสุขกับการทำงาน และสร้างคุณค่าให้แก่องค์กรอย่างเป็นระบบมากขึ้น

 

ที่มา : thaitrainingzone.com

About Manat Zaa