เทคนิคการบริหารวันทำงาน

office-336368_1280

 

ทุกคนมีเวลาในหนึ่งวันเท่ากันนั่นคือ 24 ชั่วโมง แต่ในทางธุรกิจแล้วเวลาของทุกคนมีคุณค่าไม่เท่ากัน ทำให้ประสิทธิภาพการบริหารเวลาในแต่ละองค์กรนั้นถือเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของธุรกิจได้เลยทีเดียว ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มต้นหรือผู้บริหารในตำแหน่งสูงๆ ก็ควรเรียนรู้การบริหารเวลา เพื่อให้เกิดความได้เปรียบและอยู่รอดได้ในโลกของธุรกิจในปัจจุบัน และนี่คือ 4 เทคนิคที่จะช่วยให้เราใช้เวลา 24 ชั่วโมงที่เท่ากันนั้นให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด

 

 1. จัดการเวลาโดยเลือกเป้าหมายที่สำคัญที่สุดในแต่ละสัปดาห์

เคยไหมที่บางทีก็มีงานเข้ามาเยอะจนไม่รู้จะเลือกทำชิ้นไหนก่อน การเรียงลำดับความสำคัญของงานถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง และการฝึกฝนตั้งเป้าหมายสูงสุดนี้จะช่วยให้เราใช้พลังงานและเวลาได้คุ้มค่าไปกับสิ่งที่จำเป็นต่องานของเราจริงๆ ซึ่งถ้าหากมีเวลาจำกัดก็ควรเลือกทำเป้าหมายที่มีความสำคัญและเกิดประโยชน์มากที่สุดก่อน แล้วค่อยใช้เวลาในส่วนเหลือทำงานงานลำดับถัดมา

จากทฤษฎี Time Management Priority ได้บอกไว้ว่าในแต่ละงานจะมีการใช้เวลาไปกับงานและผลของงานที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นเราจึงควรวิเคราะห์ให้ดีว่างานชิ้นใดที่ใช้เวลาทำน้อยๆ แต่ได้ผลตอบแทนที่เยอะกว่า เราก็ควรเลือกทำสิ่งนั้นก่อน

 

 2. หยุดสิ้นเปลืองเวลาไปกับอีเมล์

แน่นอนว่าคนทำงานเกือบทุกคนใช้อีเมลในการอัพเดตข่าวสารหรือติดต่อกับลูกค้า แต่การที่ต้องมานั่งเช็กอีเมลทั้งวันถือเป็นสิ่งผลาญเวลาอันมีค่าของเรามาก สำหรับผู้ต้องคลุกคลีอยู่กับมันอย่างเช่นธุรกิจที่ต้องติดต่อลูกค้าตลอดเวลาก็ควรใช้วิธีดังนี้ สิ่งแรกคือตรวจสอบกล่องอีเมลแบบผ่านๆ ทุกเช้าโดยมองหาเฉพาะรายชื่อกับหัวข้อที่สำคัญ ส่วนตอนกลางวันให้เช็กความคืบหน้าหรือตอบกลับอีเมลที่เราสนใจในช่วงเช้า และช่วงก่อนนอนหากยังพอมีเวลาเหลือจึงใช้กับอีเมลที่มีความสำคัญน้อยลงมา วิธีนี้จะทำให้เราเสียเวลากับอีเมลน้อยลงกว่าเดิม เหลือเพียง 3 ครั้งต่อวันเท่านั้น

บางครั้งการตอบกลับอีเมลช้าๆ อาจมีประสิทธิภาพมากกว่า อาจฟังดูแย่ แต่ทว่าการเพิกเฉยต่ออีเมลเหล่านี้เป็นวิธีที่จะทำให้ผู้คนไม่ต้องพึ่งพาเรามากนัก จากประสบการณ์ส่วนใหญ่พบว่าเมื่อเราทำเช่นนั้น คนส่วนมากจะหาหนทางแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเอง ซึ่งหากเราคอยแต่จะตอบกลับอย่างรวดเร็ว พวกเขาก็จะยิ่งขี้เกียจจนไม่ทดลองแก้เองก่อน

 

 3. หลีกเลี่ยงการนัดพบบ้าง

การนัดพบกับลูกค้าหรือคู่ค้าถือเป็นเรื่องดีในแง่การสร้างความสัมพันธ์ แต่บางทีก็มีผลเสียมากกว่า เพราะการนัดพบสักครั้งอาจทำให้เราเสียเวลาไปทั้งวันๆ ดังนั้นการรู้จักปฏิเสธอาจเป็นการกระทำที่ฉลาดกว่า แต่ถ้าเลี่ยงไม่ได้จริงๆ เราก็ควรเลือกเฉพาะนัดที่สำคัญเท่านั้น หลายคนอาจมีการนัดพบแบบไม่มีเป้าหมายหรือหัวข้อที่แน่ชัดซึ่งเปรียบเสมือนการพูดคุยกันตามร้านกาแฟที่แทบไม่ได้แก่นสารใดๆ ดังนั้นเราควรมั่นใจว่าการนัดพบนั้นจะเกิดประโยชน์อย่างแท้จริงกับตัวเราและองค์กรก่อนที่ตัดสินใจออกไปใช้เวลาอันมีประโยชน์

 

 4. รู้ขีดจำกัดของตัวเอง

ผู้คนส่วนมากมีระดับความสามารถที่มากที่สุดในการทำงานอยู่ อย่างบางคนอาจสามารถทำงานให้เสร็จทั้งหมดได้ใน เวลาเพียง 55 ชั่วโมง แต่คนที่เหลืออาจทำเสร็จใน 80 ชั่วโมงก็เป็นได้ ซึ่งถ้าทำเกินกว่าระดับสูงสุดของความสามารถนั้นอาจทำให้คุณภาพของงานลดลง

การออกกำลังกายและการพักผ่อนถือเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้เพื่อฟื้นฟูพลังงานที่จะใช้สร้างสรรค์ผลงานออกมา ดังนั้นควรมั่นใจว่าเรารู้ขีดความสามารถของตัวเองและคนในทีมเป็นอย่างดี และควรให้ความสำคัญกับการพักผ่อนให้มากๆ ด้วย

 

ขอขอบคุณ : incquity

About Manat Zaa